Consigli rivolti ai direttori delle unità: come gestire il tempo

Alida Molina | 16/02/2015 12:54

Principalmente in una pianificazione bisogna valutare attentamente i compiti che vanno delegati per aumentare la produttività.

Monitorare tali deleghe in maniera che siano fatte nel tempo giusto per riuscire a raggiungere gli obiettivi preventivati. C’è una formula la matrice di Eisenhower dove occorre inserire le attività in funzione della loro importanza e urgenza. Nel programmare la giornata è bene riservare ai compiti di media importanza il 20-25% del tempo.

Non tutte le attività importanti sono urgenti e viceversa.

Quando si programma un lavoro, la prima cosa da fare è stabilire la priorità delle cose da fare. È importante organizzarsi per gestire nel modo migliore il proprio tempo per cui la programmazione ha il giusto valore; programmare ogni giornata ma è anche importante pianificare gli imprevisti per non incorrere nella disorganizzazione con eccesso di dimenticanze, l’impiego di più tempo.

Tenere conto che gli ostacoli e gli imprevisti fanno parte del gioco di ogni giornata. Considerare anche il ritmo circadiano ad es., al mattino si ha la massima performance, dopo pranzo siamo alla minima valutarlo in considerazioni di riunioni (soprattutto nel caso dove esiste troppa ostilità e conflittualità, poiché ci sono buone ragioni per prevedere esiti negativi per l’aumento dello stress.), lavori.

Il tempo qualitativo è la quantità di tempo che un soggetto dovrebbe dedicare ad 1 compito per massimizzare la propria efficienza, chi spreca il proprio tempo può essere classificato come ribelle se riesce a lavorare anche solo in emergenza, prolungando le ore dedicate al lavoro.

Secondo la legge di Carlson: svolgere un lavoro senza interruzione prende meno tempo che svolgere lo stesso compito suddividendolo in più fasi. Nel contesto bisogna ascoltare attivamente ma nello stesso tempo dire chiaramente ciò che si pensa ciò che si vuole che succeda.

Lo stile assertivo che è una via di mezzo tra lo stile aggressivo e passivo è da usare nel caso di conflittualità ostinate. C’è un’altra legge di Parkinson che riguarda la gestione del tempo (il lavoro si dilata fino ad occupare tutto il tempo disponibile), comunque si impone di definire sempre anticipatamente il tempo da dedicare a un compito.

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