Certificati on line, analisi delle criticità

Silvio Campione | 11/05/2010 13:45

La rilevazione e la gestione delle presenze o delle assenze, nelle grandi aziende multisede può assumere rilievi di grande complessità solo in parte ridotti dall'ausilio delle procedure informatiche. È infatti necessario armonizzare, in tempi rigidamente scanditi dai cicli di lavorazione mensili, aspetti fortemente differenziati riconducibili, essenzialmente, all'afflusso di dati non omogenei per tempistica, natura, mezzo di acquisizione e normativa di riferimento. La certificazione medica è sicuramente un esempio di tale difficoltà: gli attestati non sempre pervengono nei tempi previsti, vengono inviati con gli strumenti più diversi (posta, fax, consegna diretta, etc.) e comunque richiedono un trattamento puntuale.

Mese dopo mese, la massa degli attestati richiede prezioso tempo per una serie di operazioni: protocollazione, smistamento, analisi e controllo, data entry nel sistema di rilevazione presenze-assenze, archiviazione. Normalmente, se l'azienda è organizzata su distinte unità produttive e direzionali dotate di nuclei autonomi di amministrazione del personale, le operazioni suddette vengono eseguite da questi senza poter utilizzare forme di sinergia interdirezionale.
Ben diverso è lo scenario che si potrebbe aprire a seguito dell'arrivo dell'attestato on line: nelle grandi aziende la possibilità di estrarre un file unico con tutte le malattie del mese di riferimento potrebbe essere utilizzata per attuare un inserimento automatico e massivo delle assenze nel sistema aziendale di rilevazione delle presenze-assenze. Questo punto unico di ingresso delle informazioni relative agli attestati di malattia consentirebbe di superare, almeno per questo aspetto la logica di frammentazione delle unità territoriali di amministrazione del personale.
L'impatto organizzativo culturale sulle risorse dell'amministrazione del personale sarebbe evidente: il tempo lavoro recuperato dal mancato data entry manuale potrebbe essere indirizzato sul miglioramento delle attività di controllo e comunque sulla gestione di un sistema complesso che, essendo di tipo massivo, richiederebbe grande attenzione e professionalità per la necessità di individuare le prevedibili incongruenze oppure mancanze di dati. La figura del l'addetto all'amministrazione del personale, perdendo o comunque limitando fortemente gli aspetti di data entry, si troverebbe al centro di un processo di sviluppo organizzativo con conseguente rideterminazione delle caratteristiche richieste a chi riveste tale ruolo. È anche ipotizzabile una riduzione quantitativa delle risorse a vantaggio di una crescita qualitativa legata anche ad attività di riorganizzazione dei flussi, dei tempi e delle attività compiute nel ciclo di lavorazione.
È di tutta evidenza che la nuova modalità non potrà comunque colmare totalmente l'esigenza informativa dei sistemi di rilevamento delle presenze assenze: una riflessione, sia pur a caldo, su questi aspetti potrebbe essere utile per avviare un positivo e propositivo dibattito tra le parti interessate.
Ci si riferisce, in particolare, ai seguenti aspetti:
• mantenimento degli attestati rilasciati da medici non convenzionati. L'art. 55 del decreto legislativo del 30 marzo 2001 prevede che «nell'ipotesi di assenza per malattia protratta per un periodo superiore a dieci giorni e, in ogni caso, dopo il secondo evento di malattia nell'anno solare, l'assenza viene giustificata esclusivamente mediante certificazione rilasciata da una struttura sanitaria pubblica o da un medico convenzionato con il servizio sanitario nazionale;
• visite domiciliari. In caso di visita domiciliare, si applicherà la procedura di rilascio on line? Una risposta negativa limiterebbe fortemente l'utilità della nuova procedura. La risposta affermativa apre il dibattito su alcuni aspetti. Non essendo infatti ipotizzabile, almeno per il breve/medio periodo, che i medici girino dotati di palmare/stampante abilitati al dialogo con il Sac, si dovrebbe prevedere l'obbligo, per il sanitario, di provvedere al rientro in ambulatorio. In questo caso andrebbe affrontata la questione della validità temporale dei certificati. È noto infatti che gli attestati, in alcuni casi, possono giustificare l'assenza per malattia in data antecedente a quella di rilascio. Tale possibilità è comunque limitata al giorno precedente. A fronte di una visita domiciliare effettuata di venerdì pomeriggio, si dovrebbe obbligare il medico a rientrare in ambulatorio nella stessa giornata o, al più tardi, il sabato per provvedere agli adempimenti informatici oppure si potrebbe accettare una regolarizzazione compiuta all'inizio della settimana successiva? Un interrogativo al quale non è stata data ancora una risposta se non con la necessità di dotarsi di palmare. Con tutto ciò che comporta.