Come è ben noto il Full Time Equivalent (FTE) è un'unità di misura delle attività di un progetto espressa in termini di anni-uomo. Un FTE equivale all’impiego di una persona a tempo pieno per un anno lavorativo. In termini di ore può essere quantizzato in circa 8 ore (lavorative giornaliere per giorno lavorato) per 220 giorni (il numero di giorni medi lavorati in un anno, escluso festivi). Ad esempio, un progetto di 1,5 FTE vuole dire occupare forza lavoro per un’unità lavorativa e un part time per un anno. Questo ovviamente non è messo in relazione alla durata di un progetto e indica soltanto il numero di ore lavorate necessarie a completarlo. Quindi se la durata deve essere di 6 mesi, si impegneranno 3 persone a tempo pieno o 6 se il progetto dovesse durare 3 mesi. È usato come modalità di pianificazione delle risorse e dimensionamento degli organici, ma in pratica è esclusivamente un’unità di costo.

Full Time Equivalent e Informazione Scientifica frontale

Nell’informazione scientifica il FTE non consente in modo univoco di calcolare il numero di ISF per un determinato tempo. Il calcolo standard di FTE viene sviluppato partendo dal numero di visite per giornata lavorativa media (media visite), schedario (numero di medici da visitare) e frequenza (numero di visite per medico diverso in un ciclo). Un ciclo è generalmente definito in un trimestre anche se non coincide con quello solare per motivi di opportunità.

Facciamo un esempio: dobbiamo visitare 5.000 medici 7 volte in 12 mesi (meglio 4 cicli). Totale visite nell’anno è 5.000*7=35.000. Se i giorni lavorati  ipotizzati  sono 210 e la media visite ipotizzata è 8 al giorno, allora l’FTE teorico è: 35.000 visite / 8 visite al giorno / 210 giorni: 21 FTE (ovvero 21 informatori impegnati per un anno).

Ma ipotizziamo che la richiesta fosse di coprire con 4 visite il primo semestre e 3 visite il secondo semestre. Se prevediamo che nel primo semestre i giorni lavorati sono 110 e 100 nel secondo, in tal caso il calcolo sarebbe: 5.000*4/8/110 =23 FTE nel primo semestre e 5.000*3/8/100 = 19 FTE nel secondo semestre.

Questo conteggio, nella pratica, potrebbe ulteriormente essere modificato dalla necessità di coprire maggiormente delle zone rispetto ad altre, o dalla estensione dei territori. Difatti, se i medici fossero distribuiti in modo ampio sul territorio, gli ISF dovrebbero avere territori troppo grandi per poter garantire di lavorare in modo produttivo; in caso contrario, non potrebbe essere possibile per gli ISF realizzare le 8 visite giornaliere previste nell’ipotesi. Il calcolo di FTE è quindi puramente teorico e non rispetta il numero di risorse che dovranno essere messe in campo. In ogni caso, il dimensionamento della rete è dipendente dalla superficie e dalla numerosità del target e non dal FTE che è solo la valorizzazione dei costi.

Weighted Call e Informazione Scientifica frontale

Il FTE viene adoperato anche per calcolare, al termine dei processi di allocazione delle risorse per target, l’impegno di spesa relativo, ossia, la quota di investimento per target visitato nel periodo dalla forza vendite.

Il calcolo dell’impegno di tempo dell’informatore per singolo prodotto è la Weighted Call (WC) e si misura in FTE. Nella pratica quotidiana ogni ISF, durante l’ intervista, può parlare e presentare al medico più di un prodotto. Se la visita è dedicata a un solo prodotto il FTE corrisponde alla WC. Ma se deve presentare tre o quattro prodotti, si usa “pesare” ogni argomentazione di prodotto, detta “battuta”, all’interno della visita, con una scala convenzionale (espressa in percentuale) definita “peso”. Questa scala è usualmente 60/30/10 per le visite con tre prodotti e 50/30/15/5 per quelle con quattro. Quindi, la prima battuta di una linea di informazione scientifica – che è dedicata su di uno specifico target e che presenta tre prodotti – pesa il 60% del FTE, la seconda battuta pesa il 30% del FTE e così via. Questo risultato del FTE moltiplicato per il peso della battuta è la Weighted Call del prodotto.

Questa modalità è definita per prassi e viene adoperata soprattutto per i calcoli economici di costo della rete e delle risorse impiegate e rende omogeneo il linguaggio del direttore vendite di ogni azienda farmaceutica. Le WC sono soprattutto una misura della pressione informativa e quindi dell’impiego di risorse aziendali nella comunicazione, essendo un indice di pressione promozionale verso il medico. Volendo, possiamo dire che la WC misura abbastanza precisamente il tempo che la rete di informazione scientifica sta dedicando al singolo prodotto.

Diamo un esempio di calcolo

Una rete di informazione scientifica che è composta da 10 informatori il cui costo è di 70.000 euro l’uno. Quindi il costo è 10FTEx70.000€=700.000.

Se ipotizziamo per esempio che – tutti, per l’intero anno – portano i prodotti Alfa, Beta, Gamma, Delta in promozione in questo ordine, allora il costo di WC, per prodotto sarebbe:

Ipotizziamo invece che l’anno sia diviso in 3 cicli, C1, C2 e C3, e che l’ordine delle battute nel corso dell’anno cambi (come succede molto di frequente per stagionalità), secondo la seguente struttura.

Ipotizziamo ancora che i cicli hanno durate differenti, rispettivamente C1 di 3 mesi, C2 di 5 mesi, C3 di 4 mesi.  Questi avranno costi in relazione alla loro durata dell’anno, e avremo la seguente struttura dei costi.

Nella pratica, molto spesso, lo stesso gruppo di informatori potrebbe visitare due o più medici target, e su questi applicare ordini di battute diverse all’interno di un ciclo. Questo comporta che, per ogni ciclo, il costo dell’informazione scientifica va valutato rispetto al numero di visite fatte per target, e per ogni target calcolare il costo con il modello della WC. Per esempio, all’interno del ciclo C1 potremmo visitare due target, T1 e T2 (per es. MMG e Otorini), con numerosità diversa a cui presenteremo i prodotti con ordine di battuta diverso. Ipotizzando che le visite nell’anno siano 1.320, in relazione alla durata nel ciclo C1 dobbiamo calcolare 330 visite. Se, nel caso che stiamo ipotizzando, 230 visite saranno sull’MMG e 100 su otorino, per il ciclo avremmo il calcolo di costo pesato per specialista riportato in tabella.

in tabella.

Se l’ordine delle battute cambia per target avremo la seguente struttura dei costi relativi ai prodotti, nel ciclo C1.

Nel prossimo articolo approfondiremo questo tema, e lo affronteremo anche per la rete remota.

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Salvatore Ruggiero,

CEO Merqurio e Autore di:

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